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神庙社团电子报帐需要注意的事项,以及讨论相关的危机如何发生-上

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发表于 9-2-2015 05:19 PM | 显示全部楼层 |阅读模式
      现在,凡是在马来西亚社团法令下成立的社团Persatuan都必须以上网电子输送的形式Eroses,呈报有关社团的年报Penyataan Tahunan。所谓的社团包括了华人社会许许多多的神庙,但是,众所周知,许多华人的神庙,对待有关的呈报事项,或抱着忽视的态度,或者凡是都依赖‘我们的会计师会处理’的态度,作者对这种冷漠的态度,不禁捏了几把冷汗。会计师真的能‘包山包海’,真的能妥善处理有关的电子报账?
   作者以过来人的经历,能明确地告诉大家,答案是负面的。目前作者是某个神庙的秘书,在神庙的会计楼不敢冒险下,独力完成了有关神庙的电子报账Eroses。之后,作者把这消息告诉某个官员时,他不禁大声赞叹作者:‘you banyak pandailah, sendiri boleh buat’‘你很了不起,自己能做’ 官员的美誉不是没有道理,不知情的人还以为作者‘卖花赞花香’,因为成功的背后所需要克服的困难,不是一般人能明白的。能独力完成Eroses的社团秘书,必须具备几个条件:
. 具备上网处理申请和注册有关的经历:有关社团的秘书必须在注册局有关的平台,申请和注册自己的Eroses户口,这需要通过本身的电邮户口Email来启动activate有关的申请。
. 熟悉社团的种种程序和报账等方面的要求
. 通晓国文和英文,能向注册局寻求电话援助
. 必须有会计的背景,能正确地呈报社团的会计数字accounting figure
   作者很幸运,完全具备了以上的所有条件,但是一般神庙的秘书而言,情况就不一定了。对他们而言,国文和英文的掌握能力不强不说,就是上网的能力弱、会计知识缺乏及能力不足而言,本身就是一个天大的难题了。作者甚至还怀疑,会有多少的神庙的秘书和理事,拥有自己的电邮户口,更不要说如何去启动Eroses的户口。
   基于这些原因,一般神庙把有关Eroses的事项交给会计楼处理是能理解的。但是,有谁会想到会计楼本身在面对Eroses时,也产生了难题?
   作者虽然不是注册会计师,但毕竟曾经在会计楼实习过,了解有关业界的生态。一般的会计楼可分成3个部门:会计和审查,税务和秘书。在实行Eroses之前,神庙、社团的报账事务多是由秘书部门负责,会计和审查部门在完成有关神庙的审查工作后,会将审查师报告Auditor report交给秘书部门(Auditor report其实包括了有关社团的账目,那就是Balance sheet ,Income and Expenditures StatementCash Flow Statement)。秘书部门在收到Auditor report后,会把这Auditor report以‘手交手hand to hand’的形式呈交给社团注册局。连同Auditor report,秘书部门同时还把有关这社团的其他文件呈交给社团注册局,这包括:
1.   Borang 9
2.   Senarai  Ahli Jawatankuasa这是社团所有理事的名单
3.   Minit Mesyuarat Agung Tahuan这是会员大会的记录
   可是在实行Eroses之后,Borang 9基本上而言,已经被弃用,而Senarai  Ahli Jawatankuasa的资料和Auditor report的会计数据却必须以Eroses电子报账的形式,呈报给社团注册局。Minit Mesyuarat Agung Tahuan虽然不须呈报给社团注册局,但是这重要的文件却必须完整保存。
   局外人对这样的变化,无法得知其中的难题,但是作者却发现了问题。一直以来,会计和审查部门对社团方面的事务,所知甚少,甚至于一无所知。作者从前在会计楼实习时,就是一个很好的例子。对一个会计实习生来说,由于社团的案例不多,没有什么‘前途’可言,于是一般的实习生如作者,对社团的案例兴趣缺乏,最好的话,不要‘接’社团的案例。可以这么说,作者在成为某神庙的秘书前,对社团的种种,是那么的一无所知。对社团种种程序的了解,也是在那之后‘恶补’回来的。
   基本上,会计和审查部门对待社团的帐目审查时,其态度和操作手法和对待一般的‘有限公司’无异。也就是说,基本上而言,会计和审查部门在审查某个社团的帐目时,当作是在审查某个‘有限公司’的帐目,只是把Profit and Loss的名目改成Income and Expenditures罢了。会计和审查部门的实习生很少会去了解这些以外的事务。
   对秘书部门而言,虽然对社团的种种有一定的了解,但是一说到会计方面却是束手无策。因此,对秘书部门或会计和审查部门而言,任何一个部门都无法独力完成社团的Eroses电子报账。读者或许会建议以跨部门的合作形式来完成电子报账,但是这却牵涉到人事安排的问题,这不是局外人能了解的,有些时候,部门和部门之间的‘敌对’严重妨碍跨部门合作。
   会计楼的‘成本压力’也不是局外人能了解的。会计楼也需要‘赚钱’,也有时间费用time cost预算上的安排问题。请不要忘记,会计师本来就是精打细算的人物,他不可能让他的职员花费太多的时间在一个不是很‘赚钱’案例中。一般的会计师,对待社团如神庙,教会和慈善机构等,收费方面往往不会太斤斤计较,有些甚至于免费。在这样的情况下,跨部门合作不是一个会计师能接受的,尤其是这样的合作会增加时间成本,而有关的案例却是不‘赚钱’的。
   会计师不但要有time cost预算,还要面对‘风险成本’。精明的会计师对待‘高风险’案例时,往往收取较高的收费,这也是一般的公司老板所熟悉的事实。过去在旧系统下,某个神庙、社团的报账工作也许是‘无风无险’的案例,会计师也乐于给予优惠甚至于免费的服务,但是在Eroses实行之后,情况改变了,神庙、社团的报账工作变得‘有风险’。
   凡是有Eroses经验的秘书应该很了解,如果注册局发现某社团的Eroses年报呈交‘有问题’,这负责秘书可能被罚款最高2000令吉。请注意,是秘书被罚款而不是社团被罚。如果有关的Eroses年报呈交是由会计楼的职员协助秘书操作,但不幸发生呈报上的失误,因而造成秘书被罚款,有关的会计楼是否要负起责任呢?前面所说过的跨部门合作的问题,也许就是这失误的导因之一。此外,其他的因素也可能导致失误发生。
   会计楼的职员具备电脑知识,能上网处理事务,能与时并进应该是每一个会计楼必须‘投资’的项目。一般人也许会这麽想,也是合情合理的事,可是却没有几个人能站在会计楼的角度去看问题。会计楼职员以实习生居多,而且流动率很大。许多实习完成的实习生转身就变成了‘合格会计师’,从前是老板的员工,现在可能就是老板的敌人,在对面家开了自己的会计楼。(读者可能对作者的说法不以为然,但这是千真万确的事实。)这现象很普遍,也造成一般的会计楼不敢‘投资’在职员身上。于是有关的职员在协助秘书进行电子报账Eroses,完全依赖本身的电脑知识和上网处理事务的能力。如果有关的能力不足,失误是难免的。
   相对于有限公司,和电子报账Eroses有关的种种咨询和技术援助严重缺乏。如果是有限公司的问题,就是不用问学长或老板,会计楼的实习生可从很多的管道中,得到免费和正确的咨询和援助,打个电话问会计同学和朋友,一切问题就可解决。但是,如果是Eroses的问题,他或她会说:[抱歉,我也不会,你自己‘执生’吧]于是唯有依靠社团注册局的援助了。
   社团注册局确实是最好的管道,但是类似的技术援助需要长时间。前面作者已经说明会计楼不愿意‘投资’在职员身上,如果这职员花太多的时间在等待注册局的援助,恐怕会计师老板会不高兴了!
   这也难怪当作者接到会计楼打来的电话时,对方很生气、很不友善地告诉作者:‘请你以后自己去报你们神庙的帐。’经过‘上层’的交涉,会计楼答应以低收费的方式继续为神庙服务,从前可是免费的。从免费到收费,不明确其理的人,可能会误会这会计楼很铜臭味。在现在这个百物涨价的时代,区区的低收费方式,根本无利可图,还要冒风险,换成作者是会计楼,会直接了当地说:‘本会计楼不干了,请您另谋高人’。
   过后,作者前往这会计楼。负责的职员告诉作者,她不会操作Eroses。当会计楼以从前的方式把文件呈交给社团注册局时,社团注册局只接收了2011年的Auditor report,其他的文件原封不动地被打了回来。
   ‘请问其他文件现在在哪里?’作者问道。‘所有的文件都在我手上’ 职员回答说。她还问我:‘请问你可以自己上网去做电子报账吗?还是我去做?’作者听得出这职员非常期待作者亲自进行Eroses的操作,这样的话,她就不必负责了。我回答说:‘让我去做吧!’ 职员如释重负,就像似从牢里释放出来的犯人:‘这是注册局的电话,你可以请问。。。。。。。。’ 职员很乐意提供作者任何有关神庙的资料,但是却无法提供作者有关神庙的会计数据。
   ‘这个呀,你可以去问审查部们的MissXXX。’她无法提供会计数据,原来她根本不懂会计!‘你把Auditor report扫描,然后email给我’作者是帮她解围,换成是其他人可能破口大骂了:会计楼的人竟然看不懂Auditor report,无法提供会计数据,还是会计楼里做工的人吗?但是一般人是不会了解,不是所有会计楼的人懂会计的,有一个部门是专门负责秘书的工作,不须懂会计也能胜任。
   ‘这位小姐原来不懂会计,如果让她去办Eroses,这可大大不妙了,看来决定自己去电子报账是对的。’作者这样地告诉自己。于是作者在独力操刀的情况下,完成了2012年和2013年的电子报账。当然这不是一帆风顺的,其中的一个问题是延迟报账。
   当时已经是2015年1月初,很明显,对2012年和2013年的年报而言,已经非常迟了。根据社团法令,那一年的年报必须在接下来的一年的Mesyuarat的日期的60天内呈报给注册局。神庙的Mesyuarat都放在3月31日,2012年的年报是和2013年3月31日的Mesyuarat有关;2013年的年报和2014年3月31日的Mesyuarat有关。如果根据社团法令,2012年的年报必须在2013年5月30日之前,通过Eroses呈交给社团注册局;2013年的年报必须在2014年5月30日之前,通过Eroses呈交给社团注册局。
   因为已经延迟报账,所以Eroses自动拒绝作者对2012年的年报呈交,作者无法继续进行Eroses操作,被‘卡’之后,只好打电话给社团注册局寻求援助。‘Apa masalah Cik? 注册局的官员还蛮友善和热心的。当作者把神庙的注册号码和问题告诉对方后,她回答说‘sistem cik sudah dibuka, tapi mesti buat semua hantaran penyata tahunan bagi persatuan ini dalam 30 hari’‘你的系统已经开了,但是你必须在30天内完成这社团所有的年报呈交’‘什么?只有30天,不会太短了吗’作者心里着急了,如果不能在30天内完成,哪不是很不妙?
   果然,作者再次进入Eroses后,发现被‘卡’的情况消除,但是作者看到了一个短讯:必须在30天内完成所有的年报呈交,否社团的注册被吊销!经过一个星期的折磨,终于把2012年和2013年的年报呈交上去了,最后作者还发现了一个新的短讯,大意是说从2014年的年报开始,必须在接下来的一年的Mesyuarat为基准,在这基准日期的60天内,必须把年报呈交上来。意思适乎暗示:打电话给社团注册局寻求通融的情况不被允许了。
   以作者的神庙为例子,2014年的帐目是和2015年3月31日的Mesyuarat有关联,3月31日的60天后就是2015年5月30日,神庙的2014年年报必须在2015年5月30日之前呈交上去。之后呈交的年报将被拒绝,然后神庙的合法注册被吊销。是这样吗?作者把这问题向某‘消息人士’提问。他明确地告诉作者:‘ya, betul 作者再问为何注册局要通融2012年和2013年的年报呈交时,他是这样回答:‘Ini kerana pejabat mesti tolong persatuan-persatuan’‘这是因为注册局必须帮助社团们’在问到这样的通融会延续几久时,‘消息人士’回避问题了。
   在此,作者呼吁所有还没有进行电子报帐的社团,赶快把2012年和2013年的年报,通过电子报账Eroses的形式,呈交给社团注册局。接着2014年的年报也一起报上去。一切必须在2015年5月前完成。否则,社团注册局会吊销贵社团的合法注册!
   ‘saya langsung tak percaya ini, tapi ini betul betul jadi’‘我简直无法相信这是真的,但这确实发生了’ ‘消息人士’是这样告诉作者有关欺骗的事件如何发生。某个神庙,由于理事们不懂如何报账,于是给了某人1000令吉,拜托他去进行有关的事务。哪里知道这人拿了钱却不帮神庙报账,于是注册局在没有收到这神庙年报的情况下,沿用条文把这神庙的注册给吊销了。欺骗的事件曝光后,神庙的理事很生气,但是已经无事于补了!
   作者无意批评任何人,但对于这神庙的不幸,深表同情,也在此期望所有的社团理事们有所警惕。拜托某人进行社团报账不是不对,但是必须确保所托非人的情况不会发生。最关键的一点就是呈报的证据。在实行电子报账Eroses之前,所有年报的呈交,是通过注册局的柜台,以‘手交手’的形式完成,注册局官员一定是盖章签收,这盖章就是呈报的证据。
   在电子报账Eroses实行之后,这种盖章变成了电子形式,是由Eroses在接受某社团的年报后发出的签收证据。虽然这签收证据是以电子软体softcopy的形式出现,但是可以在下载后,通过电邮传送给理事们。因此,某社团的理事们,为了防止被欺骗的事件发生,可以要求这负责外包的人士把有关的签收证据传送给理事们。多数的情况是,理事们根本不懂得使用电子邮件,于是理事们可以要求这人把这签收证据打印在A4纸上,然后呈交给理事们过目。以下是签收证据的样本。
No. Rujukan是这社团的注册号码。请大家注意,在新的Eroses系统下,旧有的社团号码不能使用了。新的号码的开头是  PPM-   。如果不确定新的号码,可向社团注册局查询。
Nama Pertubuhan这是这社团的正式名字
Tarikh Mesyuarat Agung这是这社团的‘会员大会’的召开日期。有关召开日期的确定,会在下面讨论
Bilangan Ahli Jawatankuasa Yang Didaftarkan这是这社团的理事成员人数
Bilangan Ahli这是这社团的会员人数
Tahun Kewangan Bermula是这社团的财政年度的开始日期,多数情况是放在每年的1月1日
Tahun Kewangan Berakhir是这社团的财政年度的结尾日期,多数情况是放在每年的12月31日
Nama Setiausaha Yang Mengemaskinikan Maklumat这是这社团的秘书的名字
No Kad Pengenalan/No Pasport/No Polis/ No Tentera这是秘书的证件号码,比如生份证号码等
Masa dan Tarikh这是社团注册局通过Eroses签收年报的日期和时间
   作者以为,理事们应该要求这负责外包的人,同时交出签收证据和整份年报,除了用电邮传送外,尽可能都打印在A4纸上。这两份重要的文件打印在A4纸上时,除了可以证明这人有进行呈报工作外,也可当成‘审查’呈报质量的工具。当然,还可当成社团正式的报账文件,必须完整地保留。
   另外,理事们可要求那负责外包的人,出示完成呈交后的Eroses截图如下,这截图能明确证明这人已经完成了某社团的电子报账。
请留意10 Januari 2015上的红方格,这里注明了某社团的秘书名字和身份证号码,这是能证明这截图是属于某社团的证据。10 Januari 2015是说明这截图是在2015年1月10日在某社团秘书的Eroses户口内,所截取的截图。在Tahun Penyata方格内,有两个项目:Penyata Tahunan Tahun 2012  Penyata Tahunan Tahun 2013  ,这是说明某社团已经把2012年和2013年的年报放上Eroses户口内。
Tarikh Hantar的方格内有标明10-01-2015,这是说有关的2012和2013年的年报,已经在2015年1月10日被呈交到社团注册局的Eroses内。在  Status Permohonan 的方格里,有两个SELESAI 的字眼,这是说明某社团的两年年报已经完成了呈交程序。换句话说,SELESAI 就是重点,它证明了社团注册局正式签收了某社团的年报
   或许有人会问,签收证据和年报甚至于截图都可以造假呀。作者不否认这种情况,但是如果某人可以造假,那他的电脑能力和知识应该很强,既然如此,不如直接运用这能力去进行真实的Eroses报账不是更好吗?造假不难,但是所花的时间不短,不如真实的Eroses报账更省事省力。当然,理事们如有时间,不如亲临社团注册局,要求官员把有关社团的签收证据和年报打印出来。这是万无一失的做法,但是需要花时间和一点点钱(要求打印社团资料,需要付费,但据作者所知,费用不大。)
以下是部份年报的样本:
No.Rujukan这是这社团的注册号码。请大家注意,在新的Eroses系统下,旧有的社团号码不能使用了。新的号码的开头是  PPM-   。如果不确定新的号码,可向社团注册局查询。
Kategori Pertubuhan这是社团的分类,根据作者的经历,这是注册局老早就‘设定’好了,秘书无法更改,所以可以不必去注意。
Sub-Kategori Pertubuhan和上一条一样,这是注册局老早就‘设定’好了,秘书无法更改,所以可以不必去注意。
Nama Pertubuhan这是社团的名字
Alamat Pertubuhan这是社团的地址
No Tel这是社团的电话号码
No Faks这是社团的传真号码
Tahun Kewangan Bermula:这是社团财政年度的开头日期
Bilangan Ahli Yang Berdaftar这是社团会员的人数
Bilangan AJK这是社团的理事成员的人数
Bilangan Cawangan Pertubuhan这是社团的分行的数目,对一般小型的社团而言,分行数目是零
Gabungan/Bersekutu Dengan Pertubuhan Dalam Negeri Dan/Atau Luar Negeri这是有关的社团,如果和国内或国外的某社团有联系的话,就必须在这里填写。对一般的社团而言,这行是不必填写的。
Akaun Bank Pertubuhan如果这社团有银行户口的话,就必须填写这一行。
Mesyuarat Agung根据作者的经历,这一行早已经被设定成‘Tahunan’了,秘书无法更改。
Tarikh Mesyuarat这是这社团的‘会员大会’的召开日期。有关召开日期的确定,会在下面讨论。
Bilangan Ahli Berdaftar Pada Tarikh Mesyuarat Diadakan这是在‘会员大会’的召开日期时,已经注册的会员的累积人数
Bilangan Ahli Yang Boleh Mengundi这是可以在‘会员大会’里投票表决的会员的人数。
接下来就是理事们的资料,这包括:
Nama Penuh理事的名字,在这名字之前,其实有一行称呼的选择,在大多数的情况下,都是填写Encik,除非有关理事拥有 Datuk Tan Sri等头衔。
Warganegara理事的国籍
Jenis Pengenalan理事的证件形式
Nombor Pengenalan理事的证件如身份证的号码
Pekerjaan这是理事的工作类形,这里有Kerajaan, Swasta, Bekerja sendiri, pesara几个选择。
如果有关理事是公务员,就必须填写Kerajaan
如果理事在某个有限公司里工作,就必须填写Swasta,。凡是填写Swasta的理事必须把所属的有限公司的名字和地址清楚在‘Majikan’一行填写。拥有自己的有限公司的老板,也可以填写Swasta,并把有关的有限公司的名字和地址也在‘Majikan’一行填写。
如果理事自己是老板,却没有成立有限公司,那应该填写Bekerja sendiri。在‘Majikan’一行填写生意的地址就可以了。如果没有生意的地址,可填写住家的地址。
如果理事已经退休,应该填写pesara,并且不必填写‘Majikan’一行。
Tarikh Lahir这是理事的出生日期。其实在这行附近,有一行是要填写理事的出生地点。
Alamat这是理事的住家地址
No.Tel(Bimbit)这是理事的手机号码,根据作者的经验,这一行的填写是强制性的。
No.Tel(Talian Tetap)这是理事的家里的电话号码,填写不是强制性的。
Email这是理事的电子邮件的地址。在实际上而言,大多数理事是没有电邮的。于是,秘书必须负责帮忙有关的理事申请有效的电邮信箱,因为电邮地址的填写是强制性的。
   在旧制度下,社团注册局并不要求审查师的资料。然而,在电子报账Eroses实行后,所有的社团必须填写审查师的资料,这包括内部审查师JURUAUDIT DALAMAN和外在审查师JURUAUDIT BERTAULIAH。内部审查师就是俗称的‘查账’是社团内部的人员;外在审查师就是俗称的‘会计师’或‘会计楼’是社团花钱聘请的‘有牌’会计师。
内部审查师所需要填写的资料,以及相关的填写要求和程序,和理事一模一样,除了:
. 委任日期    2.  审查师类型
   郑重声明:本文不背负任何的法律责任,只能作为参考用途。若有任何一方面,愿意采用本文的内容,请先向有关方面的专业人士咨询查证。
作者:一个神庙的秘书   完稿于2015年2月9日
   如果任何人有任何疑问,可致电作者012-7767661。请不要在深夜休息时间打扰作者,谢谢!

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cpy238 + 5 谢谢分享

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发表于 31-7-2015 06:59 PM | 显示全部楼层
您的帖子真的非常有用,真的很感激您的分享。 万分感激
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发表于 25-8-2015 05:29 PM | 显示全部楼层
谢谢您的分享,上了一个宝贵的课。
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发表于 23-2-2016 08:26 AM | 显示全部楼层
谢谢您的分享。。
我现在也面对相同的问题,可否请教您呢?
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发表于 27-5-2017 12:46 PM | 显示全部楼层
刚刚完成 在 EROSS  注册 校友会 , 谢谢你的 文章 的资讯 。。。
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发表于 5-5-2018 03:47 PM | 显示全部楼层
楼主,请问penyata 2017 里的maklumat AJK 是2017年的旧AJK还是2018 3月时选出来新的AJK?
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