你們會擔心公司被盜用嗎？

刘玄德

如題，你們會擔心其他公司模仿你們的  purchase order or inv之類的單據，然後擬造虛擬文件和虛擬交易，過後發inv叫你們還錢嗎？

特別是一些曾經來往但現在比較少來往的公司

KLIP829

有心人士是可以仿制一间公司的 Sales Order, Work Order, Purchase Order, Delivery Order 和 INVOICE 的， 包括， Credit Note, Debit Note, Remittance Receipt, Payment Voucher, etc。

那些人可以假造 PO， INVOICE， 和 DO， 我的问题如下，

a) 可是他/她们怎样弄到 Delivery PIC 的签名 ? 买通那个人 ?
b) 采购部门的PIC，可能是好几个人，必须确认每一单 PO，DO & INVOICE tally 才交上会计部。再继续买通这几个人 ?
c) 最后一个问题，我们公司所有交易记录都会存在电脑系统里，（我们的PO，DO，INVOICE，etc, 都是 Auto generate with serial number)。
对方要如何把不存在的交易项目存在我们公司的系统里 ? 又再买通公司里的 staffs ? 或者请个 HACKER 入侵公司电脑 ?

这里先谢谢您可以提供一些意见，好讓我们公司可以避免 misconduct 的事件和提高 Commercial fraud 的醒觉。

刘玄德

第一，我的例子是小公司，或者說是sole prop
假設老板親力親為，之前貨物抵達時，有簽過dwlivery order,那麼他們就有簽名的紀錄，極度有可能模仿。
第二，sole prop没有分这么多部门，甚至有的时候是电话下定单的
第三，对方能以该sole prop要赖账而删除电脑的记录

从消费税落实后，大部分商家都用电脑软件开单，要模仿其他公司的软件根本不难，如果是用同一款软件就更容易了

刘玄德

我的分析，这类案件根本无法避免。到一切bw都能偽造到天衣無縫時，基本上就是最頭痛的問題。

假設你說我方電腦沒有記錄，對方能以我方想賴帳而特意刪除

blackcat98

KLIP829 发表于 21-6-2018 09:46 PM
有心人士是可以仿制一间公司的 Sales Order, Work Order, Purchase Order, Delivery Order 和 INVOICE 的， 包括， Credit Note, Debit Note, Remittance Receipt, Payment Voucher, etc。

那些人可以假造 PO， I ...

其實主要是的sofware的問題
programmer 可以set password

只有老闆或者高層才有password 才可以更改裡面的 invoice,


這樣就能杜絕造假文件

account cleark不是依照supplier的單來給錢

必須核對自己aging report,

確認無誤才發支票或internet banking

至於一些單是可以造假的比如:expenses claim

就要自己設立自己的system 去管理了

烏鴉

刘玄德 发表于 21-6-2018 10:30 PM
第一，我的例子是小公司，或者說是sole prop
假設老板親力親為，之前貨物抵達時，有簽過dwlivery order,那麼他們就有簽名的紀錄，極度有可能模仿。
第二，sole prop没有分这么多部门，甚至有的时候是电话下定单的
...

每一个单据都会有一个 running number 和对方的 reference number，这就是记录。不是要删除就删除。

就算是用电话下订单，也要补回文件。除非你拿现钱来，不然就不出货。

KLIP829

刘玄德 发表于 21-6-2018 10:30 PM
第一，我的例子是小公司，或者說是sole prop
假設老板親力親為，之前貨物抵達時，有簽過dwlivery order,那麼他們就有簽名的紀錄，極度有可能模仿。
第二，sole prop没有分这么多部门，甚至有的时候是电话下定单的
...

你老闆所出现的状况，
1）供应商假冒送货单，INVOICE 和签名，（供应商有你老闆的签名记录）以此来跟你公司 claim 钱。
-----> 这是商业欺诈
2）小公司是有可能用电话下单，但是送货上门时一定有 DO 和 INVOICE的
-----> 如果你老闆不知道这个程序的话，只能吃死猫了。
3）供应商如果假冒 DO，INV 和签名，你公司肯定是没有记录的。
-----> 可以要求對方採取法律行动。

對方控告你公司的话，你们 99% 是赢定的， 另外 1% 是對方收买了商业罪案部门和法官。

KLIP829

刘玄德 发表于 21-6-2018 10:32 PM
我的分析，这类案件根本无法避免。到一切bw都能偽造到天衣無縫時，基本上就是最頭痛的問題。

假設你說我方電腦沒有記錄，對方能以我方想賴帳而特意刪除

我自己不曾在那种超小型的公司/商店（老闆加员工不超过十人）待过，所以不晓得你所指的是那一类。

我看过朋友開的电话店（老闆俩公婆加员工只有四个人）老闆是有通过电话下单的，一般供应商送货上门时，老闆/娘会签收货品和DO。之后他们是用普通 Excel accounting 还是 其他 accounting software 做记录, 我就不清楚了。So far, 没听说他们有面对供应商做假 INVOICE 来 claim 单的状况。

KLIP829

blackcat98 发表于 22-6-2018 10:14 AM
其實主要是的sofware的問題
programmer 可以set password

只有老闆或者高層才有password 才可以更改裡面的 invoice,


這樣就能杜絕造假文件

account cleark不是依照supplier的單來給錢

必須核對自 ...

對的，我公司就是用这类系统的，任何部门要购买何种物品，都要跟着公司 SOP，
PR raise-->Dept Head & GM 批准-->采购部generate PO(系统会自动 assign PO number 和存底） --> Dept Head & GM 批准 --> 供应商 --> 收货 --> 供应商的 DO & INVOICE --> 采购部确认無误 --> 会计部确认 --> 输入还款资料/payment release list --> 账期到的前一个礼拜，会计小姐出 payment advise/voucher --> Finance Head & GM 批准 --> 过账給供应商。

我们公司採用的系统类似 MRP 那种，每个员工有自己的 password, 可以 access 去到各别被赋予的权限，主管阶级的一般都能看到各类的交易记录。